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Por Wendy Marte

Wendy Marte

 

En una era donde existen múltiples formas de mantenerse conectados y actualizados a través incluso de redes sociales, teléfonos inteligentes, tablets, etc. parece tarea sencilla mantener a todo el equipo de proyecto comunicados efectivamente y con un entendimiento claro de los objetivos y metas a lograr en el mismo.

Entonces ¿Por qué tenemos algunos proyectos en ruta crítica,  detectada en una fase avanzada del mismo y al evaluar los causales principales del desfase típicamente corresponden a una comprensión distinta a lo que espera el usuario final? No en todos los casos, pero en la mayoría como conclusión obtenemos que la causa principal obedece a fallas en la comunicación, lo cual a su vez  trae como consecuencia desviación (pequeña o grande de acuerdo al impacto).

Existen múltiples mecanismos y metodologías que recomiendan y dan directrices sobre el correcto manejo para una comunicación efectiva, sin embargo en mi concepto el Gerente y/o Director del proyecto debe incluir además en el manejo de los recursos lo denominado Inteligencia emocional; ya que al tratar con diferentes equipos de proyectos los cuales incluyen múltiples perfiles, caracteres, etc. es importante lograr la empatía y sinergia de todos los involucrados, haciendo contacto particular  y poniendo en práctica distintos mecanismos de comunicación de acuerdo al individuo en específico con el cual está tratando en un momento dado.

Cuando logras entablar una comunicación efectiva, se cuenta con un personal motivado, involucrado y comprometido con la organización u objetivos en general del proyecto, esto facilita cuando se presentan situaciones críticas (desfases, atrasos, imprevistos, etc.) la participación proactiva de todos en bien de la pronta resolución y en un ambiente colaborativo.

 

Les comparto algunos puntos de validación continua que nos han permitido garantizar que la comunicación en el equipo del proyecto se mantiene en buena sintonía:

 

1. Establecer contacto con los stakeholders del proyecto: parece ser algo dado por hecho, normalmente participan al inicio del proyecto exponiendo la visión, misión y comunicando los objetivos generales a obtener con la implantación del mismo. Es importante tener un contacto directo con ellos, no solamente a través de los informes gerenciales y de comité directivo, sino a través de pequeñas llamadas telefónicas en forma periódicas (1 o 2 veces al mes) en donde se les compartan situaciones importantes y/o solicitándoles apoyo sobre determinados "puntos de atención", la comunicación debe ser breve y concisa y obtener algún tipo de compromiso sobre lo planteado. Incluso pueden realizarse en horario no regular (si existe la confianza) para no interferir con las actividades diarias, por ejemplo: 7:00 pm.
2. Establecer contacto con los usuarios finales: típicamente el equipo tecnológico prefiere involucrar al usuario final cuando ya se cuenta con un beta y/o con la versión para pruebas, sin embargo hemos obtenido buenos frutos al presentar pequeñas piezas funcionando, ya que el usuario nos retroalimenta si la solución cumple con las características esperadas y/o en algunos casos puede tempranamente detectar cambios trascendentales para el correcto funcionamiento de la misma; esto debe ser manejado con cautela sobre todo en la parte relacionada con las expectativas, no es una ventana para reinventar el proyecto, pero es una muy buena oportunidad para hacerlo participe del resultado final y bajar un poco el estrés que causa la espera; igualmente lo orienta sobre la preparación de los escenarios de pruebas. Si es un proyecto grande, este ejercicio se puede realizar por componentes, si es un proyecto mediano – pequeño, puede realizarse de 1 o 2 veces durante la fase de desarrollo.
3. Comunicación constante con el equipo técnico, implementadores y líderes: en este sentido lógicamente se mantiene comunicación constante con el personal en lo relacionado al proyecto, ha sido una buena práctica hacer una reunión informal donde se comparta fuera de la oficina o área de trabajo, puede ser una cena o almuerzo; la conversación no necesariamente debe girar en torno al proyecto, la idea es interactuar y lograr establecer lazos, así mismo reforzar lo importante de sus participaciones. La retroalimentación ha sido que el personal se siente valorado por su trabajo y todo el mundo desea participar y contribuir en la mejora continua. Si el equipo del proyecto está conformado por muchas personas, puede ser buena idea hacer la reunión con pequeños grupos. Con relación a la comunicación como parte del seguimiento del proyecto lo prefiero diario, una revisión de no más de 10 minutos (presencial o verbal) ayuda a identificar tempranamente algún tipo de desviación.

 

En resumen, lograr establecer empatía con el equipo del proyecto es altamente necesario para lograr los objetivos propuestos, entender que formas parte integral de un todo y que la participación de cada uno es esencial, permite un desempeño alineado con las expectativas y un grupo de personas preparadas proactivamente para la resolución de imprevistos. Si la comunicación logra su objetivo más allá de los métodos o estrategias utilizadas es la que podemos llamar efectiva y esta se ve reflejada en los resultados obtenidos.