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Por Wendy Marte

Wendy Marte

 

¿Alguna vez le ha sucedido que tiene un gran proyecto con todos los elementos requeridos disponibles (estimación de costos y tiempo de acorde al alcance, recursos humanos competentes a las áreas involucradas, excelente equipo de negocio, etc.) sin embargo los resultados no son los esperados?


En los proyectos informáticos, esto parece más una realidad que una excepción a la regla, y podría deberse a las brechas de entendimiento entre lo que se especifica como alcance deseable de los usuarios, clientes o socios de negocios versus a lo entendido y/o la solución final por parte del equipo desarrollador.
Como buena práctica para aminorar estas brechas, a continuación algunas recomendaciones que pueden ayudarlo en la gestión efectiva de un proyecto:

 

  1. Una vez completado el análisis funcional y técnico del proyecto, reúna a su equipo de desarrolladores y explique los generales del proyecto tales como: objetivos generales y específicos que quiere lograr el área de negocios con la implementación del proyecto, visión y misión del proyecto, hitos claves (fechas, entregables), roles y perfiles claves dentro del proyecto (patrocinador, usuario líder funcional, usuario líder tecnológico, usuarios de apoyo), la idea es que todos estén en el mismo plano de conocimiento y entendimiento de su participación en el proyecto.
  2. Solicite que cada uno haga un breve resumen escrito de lo explicado anteriormente y lo exponga al resto del equipo (se sorprenderá de los resultados).
  3. Aclare las dudas y/o confusiones que puedan presentarse con la exposición de cada uno de los miembros del equipo y/o solicite alguno de los participantes su colaboración en la aclaración o ampliación del tema.
  4. Una vez iniciada la fase de desarrollo, solicite a cada participante que elabore un plan de trabajo con duración máxima de 1 semana, donde debe detallar tecnológicamente las actividades a realizar en la atención de los requerimientos asignados; esto permitirá validar la compresión del requerimiento e identificar prontamente cualquier requisito adicional (de interconexión, necesidad de amplitud en el requerimiento por parte del usuario, etc.), este micro plan debe ser actualizado diariamente y le permite al desarrollador medir diariamente sus avances y notificar tempranamente cualquier desvío.
  5. Mantenga contacto efectivo con los stakeholders del proyecto, no solo limitado al intercambio necesario de información básica de administración de proyectos (informes semanales, actas de reunión, reuniones extraordinarias, etc.), es recomendable conversaciones periódicas de duración cortas para comunicar logros y/o desafíos, manteniéndolos al tanto preventivamente del avance del proyecto.
  6. Incluya ciclos de pruebas tempranamente, puede ser afianzado con la metodología Scrum específicamente en la parte de las pruebas sobre componentes ya desarrollados, aunque no se tenga el compendio total, esto permitirá ir validando aisladamente los factores, determinar fallas y aplicar correcciones.
  7. Promueva que todo el equipo maneje la información general y especifica del desarrollo del proyecto, si la naturaleza del proyecto lo permite haga rotación del personal para que puedan intercambiar actividades, esto consentirá que más de un grupo maneje varios elementos, lo cual le será de gran utilidad en caso de baja (por enfermedad, desvinculación u otros).
  8. Converse diariamente con cada uno de los desarrolladores (periodos cortos), validando los avances (apoyado en el micro plan definido en el punto 4), aclarando dudas y/o gestionando la pronta atención a cualquier situación que impida el cumplimiento de dicho plan.
  9. Si el proyecto consiste en un cambio drástico para el usuario final en su actividades diarias, es recomendable desde fase temprana suministrar algún servicio básico que les permita interactuar con el nuevo ambiente y familiarizarse con el mismo tempranamente, esto permitirá minimizar la brecha de rechazo a lo nuevo (siempre presente), que los usuarios puedan contribuir a mejorar el entorno final ofrecido e ir teniendo una percepción más realista  de la nueva solución.
  10. Involucre oportunamente al área de tecnología haciendo la transferencia de forma práctica e incluso haciéndolos partícipes en diferentes fases de ejecución del proyecto, esto permitirá apoyar en el empowerment del personal de IT.
  11. Vigile constantemente los riesgos del proyecto, tipifíquelos y dele seguimiento efectivo, definiendo responsables y fechas de atención, verificando su afectación en la consecución de actividades e intercambiando orden de ejecución de ser necesario para no afectar todo el proyecto.

 

En resumen, estas son algunas recomendaciones que mezcladas con la metodología de administración de proyecto que utilice, pueden ayudarlo a lograr los objetivos del mismo, requiere más esfuerzo y mayor demanda de parte del Administrador de Proyecto, sin embargo permite el espacio para establecer y/o cambiar planes de acciones en fases tempranas y administrar los riesgos.