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Nosotros facilitamos procesos pre-diseñados para la automatización de las operaciones de compras, utilizando las mejores plataformas BPMS del mercado.

Implementamos todas las políticas de la empresa para la solicitud, revisión, aprobación y ejecución de compras menores hasta el manejo de contratos y licitaciones públicas.

 

Proceso Solicitud de Bienes y Servicios

El objetivo del proceso “Solicitud de Bienes o Servicios” es permitir el ingreso de la solicitud y su envío al área correspondiente luego de verificarse el cumplimiento de las condiciones que rigen su trámite.

A continuación listamos algunas características importantes de este macro proceso:

  1. Permite la generación de una requisición de bienes o servicios.
  2. Puede designarse quienes serán los usuarios iniciadores o generadores de requisiciones de bienes o servicios.
  3. Se pueden automatizar las reglas de aprobación, dependiendo de diferentes parámetros, como por ejemplo:
    • Monto máximo aprobación automática.
    • Ciertos artículos.
    • Ciertas áreas departamentales y más.
  4. Permite el ingreso de documentos de soporte (adjuntos).
  5. Permite el ingreso de comentarios de sustentación durante todo el proceso.
  6. Uso de plantillas para la generación de la orden(es) de compra(s) con el formato especificado por la corporación.

 

Sub-Proceso Almacén 

Este sub proceso se activa desde el proceso de Solicitud de Bienes o Servicios, si la solicitud es para abastecimiento (ítems seleccionados del catálogo del Almacén). 

A continuación listamos algunas características importantes de este sub proceso:

  • Permite evaluar la solicitud de abastecimiento.
  • Revisar el pedido vs. el catálogo del Almacén y determinar si algún ítem (renglón) debe ser excluido del trámite de la solicitud.
  • Registrar renglón por renglón las cantidades solicitadas vs. las existencias para determinar si se deben disminuir.
  • Se podrán marcar renglones que deberán excluirse del trámite.  Se enviará una notificación automática al solicitante con la lista de estos ítems y el motivo de su exclusión.

 

Sub-Proceso Recibo de Bienes y Servicios: 

Este sub proceso se activa desde el proceso de Solicitud de Bienes o Servicios, una vez se han entregado las órdenes de compra para recolectar de parte del (los) proveedor(es) los insumos solicitados.

A continuación listamos algunas características importantes de este sub proceso:

  • Permite Indicar si la entrega del proveedor fue parcial o total.
  • Solicitar plaqueo del bien a activos fijos.
  • Indicar que se firmó la factura original.
  • Indicar que se envió la factura original al departamento de compras. 
  • Manejo y control de recepción de artículos.
  • Iniciar el proceso de Pagos.

 

Sub-Proceso Pagos 

El objetivo de este proceso es poder controlar el  pago al proveedor por el bien o servicio recibido y es activado desde el proceso “Recibo de Bienes”. Una vez se finaliza el pago se termina el proceso.

A continuación listamos algunas características importantes de este sub proceso:

  • Validar la fecha de entrega de la mercancía.
  • Indicar que se recibió la certificación de satisfacción del usuario.
  • Indicar que se recibió la factura original. 
  • Calcular la multa, si aplica.
  • Elaborar nota de descuento
  • Generar acreditación.
  • Archivar documentación.

 

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